Cara membuat acara/event & menyusun kepanitiaan

Organisasi apapun yg ada skarang ini tidak akan lepas dari yang namanya event, untuk mengaplikasikan programnya...jadi untuk hasil maksimal ada baiknya kita juga belajar sebuah management event.

1.               Tahap persiapan

Hal yang paling penting sebelumnya adalah anda harus mempersiapkan semuanya jauh-jauh hari. 4-5 atau 2-3 bulan sebelum hari H baik.

Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk panitia inti. Panitia inti terdiri dari koordinator utama, sekretaris dan bendahara. Tentunya anda akan membutuhkan pembimbing di situ.

Selanjutnya, buatlah konsep proposal. Proposal ini nantinya dapat digunakan sebagai bagaian awal proposal sponsor. Jadi tidak perlu kerja 2 kali dalam bagian yang sama.

Proposal tersebut berisi :

1. Latar belakang

2. Nama acara

3. Tema (sementara, bisa diganti setelahnya)

4. waktu acara

5. Tujuan

6. Manfaat

7. Sasaran

8. Kepanitaan inti dan seksi yang dibutuhkan

9. Konsep acara (draft kasar)

10. Anggaran kasar

11. Penutup

Selanjutnya membuat konsep acara. Alasannya sederhana, konsep acara dibutuhkan sebagai gambaran seluruh kegiatan nantinya. Dengan demikian kerja dari seksi lain akan menyesuaikan konsep acara.

Setelah konsep acara selesai, baru bentuklah semua seksi yang lain. Yang dibutuhkan adalah seksi publikasi, seksi humas, seksi Kesehatan, seksi dekorasi, seksi Mrketing), seksi keamanan, seksi perlengkapan, seksi konsumsi, seksi dokumentasi, Helper, dll.

Hal yang perlu diperhatikan :

1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah membuat draft pengeluaran masing-masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran final ( budgeting ) pada proposal

2. Buatlah proposal sponsor secepatnya

3. Berkoordinasilah setiap minggu minimal 2 kali

4. Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu harus dibereskan hari itu juga

5. Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum terpikirkan

6. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.

7. Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi, ataupun seksi publikasi tapi ko sudah ada design grafisnya itu ebih bagus. Mungkin pembentukan tim kreatif juga hal yang baik sebagai solusi. Tempatkan orang-orang yang mengerti komunikasi secara audio maupun visual yang baik.

8

Tahap pelaksanan

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Yakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar dan sukses seperti yang diharapkan.

1. Lihat kembali apa yang kurang melalui koordinasi akhir hari H-1 dan hari H dalam semua job decription seksi
2. Bagilah tugas kembali terutama pada seksi yang sudah tidak bekerja pada hari H misalnya seksi publikasi, Marketing, dll. Pecahlah seksi tersebut pada keamanan, Kesehatan, dll.
3. Usahakan setiap orang membawa alat komunikasi, terutama koordinator. (usahakan HandyTalkie). Ko pake hape..rodo boros..
4. Awasi potensi-potensi rusuh, mintalah bantuan polisi untuk hal ini,ko ga bodyguard kita harus siap
5. Jangan sampai acara melebihi izin acara yang telah dikeluarkan
6. Jaga kondisi,
7. Beri petunjuk tempat WC Umum
8. Perhatikan terhadap faktor-faktor X yang lain.

Tahap pasca pelaksanaan

Tahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah keorganisasian.

Evaluasi Akhir

Tujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang sudah dialami, dilalui, ditempuh secara bersama-sama dengan tujuan mencari kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi pelajaran yang berharga untuk kedepannya.

Evaluasi ada 2 macam, yaitu:

1. Evaluasi diri/Refleksi pribadi

2. Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim\

 Berikanlah “applause” untuk semua orang dalam kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas segala hal yang anda dan teman-teman peroleh.

Laporan Pertanggungjawaban

Jangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya cobalah anda membuat sebuah event, anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event selanjutnya mintalah sponsorship pada perusahaan/company/yayasan yang sama. Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan anda

Bagaimana membuat LPJ?                                  

1. Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi

2. Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci sedetail mungkin keuangan yang telah digunakan dalam seksi itu, dan mintalah mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja yang telah mereka lakukan selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.

3. Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.

4. Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator masing-masing seksi

5. Buatlah rekap dalam bentuk LPJ

LPJ akhir berisi:

Deskripsi garis besar hasil acara

Deskripsi kerja masing-masing seksi

Pengeluaran dan pendapatan keseluruhan

Bukti pengeluaran

Foto-foto kontraprestasi

Ucapan terima kasih

6. Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap sponsorship

Misalnya:

Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari uang/barang yang telah diberikan sponsor tertentu.

7. Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan oleh pihak sponsor

8. Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.

Secara garis besar, seperti itulah cara merancang sebuah Event